Har ni redan ett intranät i Microsoft 365? Det kan bli mycket mer.

Behåll Microsoft 365 och era befintliga verksamhetssystem. Ovanpå dem kan ni skapa en personlig digital arbetsyta där medarbetaren ser vad som behöver göras, hittar rätt information och tar del av relevant kommunikation - utan att först behöva veta vilket system informationen finns i.

Många organisationer har byggt sitt intranät i SharePoint och Teams, ofta som en del av en redan gjord investering i Microsoft 365. Det är en fullt rimlig utgångspunkt. Men efter ett tag börjar samma mönster synas: intranätet används sällan, informationen är svår att hitta, och medarbetarna vänder sig hellre till mail eller kollegor än till startsidan.

Det beror inte på att Microsoft 365 är fel val. Det beror på att SharePoint och Teams är byggda för dokumenthantering och samarbete, inte för att fungera som en samlad, personlig ingång till arbetsdagen. Kompletterar man den grunden med ett CMS, till exempel Optimizely eller Umbraco, en Notishubb och en AI-assistent, får man ett intranät som faktiskt känns relevant varje dag, utan att man behöver överge det man redan har byggt.

Från Microsoft 365 intranät till personlig digital arbetsyta

Utmaningen är sällan att organisationen saknar system. Tvärtom har de flesta redan investerat i Microsoft 365, ärendehantering, ekonomisystem, lönesystem, driftsystem och andra verksamhetskritiska lösningar. Problemet är att de ofta fungerar som separata stuprör, med egna gränssnitt, notifieringar och söklogiker.

För medarbetaren innebär det att arbetsdagen börjar med att växla mellan system, leta efter information och sortera bland mailnotiser. Den digitala arbetsytan ska i stället fungera som en personlig ingång till arbetsdagen - en plats där medarbetaren kan se, hitta och ta del av det som är relevant just nu  

Tre tydliga behov

Arbetet fortsätter i de system där processerna hör hemma. Arbetsytan ska inte ersätta verksamhetssystemen, utan göra dem lättare att använda tillsammans.

Tre komponenter som kan införas var för sig

De tre delarna behöver inte införas samtidigt. CMS, Notishubb och AI-assistent kan införas var för sig och i den ordning som ger störst nytta. Det minskar tröskeln för att komma igång och gör det möjligt att utveckla lösningen stegvis i takt med verksamhetens behov.

1. Notishubb - se vad jag behöver göra

I stället för att varje system skickar mail på egen hand samlar Notishubben notiser och att-göra-punkter från relevanta system på en plats. Medarbetaren ser exempelvis tidrapportering, fakturor att attestera, ärenden, driftinformation eller dokument som behöver godkännas - personaliserat utifrån den egna rollen och behörigheten.

Notishubben kan beskrivas med tre steg:

• Samla - hämta relevanta notiser och uppgifter från flera system.
• Prioritera - visa det som är viktigast för användaren här och nu.
• Agera - länka vidare till rätt system.

2.   CMS och upplevelselager - ta del av det som är relevant  

Ett CMS, till exempel Optimizely eller Umbraco, kan användas som motor för ett skräddarsytt presentations- och innehållslager. Det gör det möjligt att skapa en startsida och ett gränssnitt som följer organisationens varumärke, arbetsmönster och informationsbehov, i stället för att vara begränsat till en standardmall.

Det är viktigt att skilja på den digitala arbetsytan och själva CMS-produkten. Arbetsytan är den samlade användarupplevelsen. CMS:et är en möjlig komponent för att driva innehåll och presentation. Notishubb och AI-assistent kan även exponeras i exempelvis Teams, SharePoint eller en separat webbapp om det passar organisationens arkitektur bättre.

Ett CMS-baserat upplevelselager kan ge:

• Ett gränssnitt utformat efter hur medarbetarna faktiskt arbetar.
• En startsida och ett innehållslager som följer organisationens varumärke och behov.
• Personalisering utifrån individ, roll, avdelning, geografi eller andra relevanta faktorer.
• Ett responsivt, genomtänkt mobilt gränssnitt från start.
• Frihet att integrera verksamhetsspecifika tjänster och system.  

3.   AI-assistent - hitta det jag behöver veta

Medarbetaren ska kunna ställa en fråga i klartext och få ett konkret svar baserat på organisationens egna dokument och system. Assistenten kan byggas i organisationens egen miljö, exempelvis med Copilot Studio, Azure AI Foundry eller annan vald AI-plattform, och kopplas till de informationskällor som verksamheten väljer.

Det centrala är inte att ersätta Microsoft Copilot, utan att organisationen själv styr vilka källor, processer, instruktioner och behörigheter som ska användas. Svaren ska kunna ges med källhänvisning så att medarbetaren kan förstå var informationen kommer ifrån och kontrollera den vid behov.

AI-assistenten kan driftsättas fristående, som ett första steg, eller läggas till efter att övriga delar redan är på plats.

Så hänger delarna ihop

Tanken är att bygga vidare på Microsoft 365 och de verksamhetssystem ni redan använder. Ovanpå dem skapas en gemensam digital arbetsyta som samlar det medarbetaren behöver i vardagen.

Börja där nyttan är störst

Alla organisationer behöver inte börja på samma ställe. En stor styrka i konceptet är att varje komponent kan vara ett eget första steg:

• AI-assistent - när det största problemet är att hitta och förstå information.
• Notishubb - när mail, notifieringar och uppgifter är utspridda över många system.
• CMS / upplevelselager - när användarupplevelse, kommunikation, personalisering eller mobilitet är den största utmaningen.
  
  

När behoven växer kan komponenterna kombineras till en mer komplett digital arbetsyta. Det gör införandet mindre riskfyllt än ett stort "allt på en gång"-projekt och gör det enklare att koppla investeringarna till konkret verksamhetsnytta.

Vad Microsoft 365 fortsatt gör bäst

Konceptet ska inte beskrivas som en ersättning för Microsoft 365. Microsoft 365 erbjuder redan mycket av den funktionalitet som behövs för samarbete, dokument, identitet och kommunikation. Men när användarupplevelsen behöver skräddarsys, när information och arbetsuppgifter ska samlas över flera verksamhetssystem eller när organisationen vill styra en AI-assistent utifrån egna processer kan ett kompletterande lager skapa större frihet.

På så sätt blir Microsoft 365 en del av en större helhet i stället för en isolerad destination.

Mobilt och personaliserat från start

För organisationer där många medarbetare arbetar ute i verksamheten är mobil åtkomst en grundförutsättning. Den digitala arbetsytan bör därför utformas responsivt från start, med samma principer för personalisering, notiser och behörighet på mobil som på desktop.

Personaliseringen ska hjälpa användaren att sålla i mängden information: olika roller, avdelningar och individer kan få olika notiser, genvägar och innehåll - utan att organisationen behöver skapa separata intranät för varje målgrupp.

Resultatet: en bättre ingång till arbetsdagen

När lösningen fungerar som tänkt behöver medarbetaren inte börja dagen med att fundera på vilket system som innehåller nästa uppgift eller rätt information. Arbetsytan hjälper till att samla, vägleda och prioritera, medan de befintliga systemen fortsätter att göra det de är bäst på.

När intranätet blir en naturlig del av arbetsdagen skapas samtidigt en värdefull kommunikationskanal. Organisationen får bättre förutsättningar att nå ut med viktig information och arbeta långsiktigt med kultur och värderingar – eftersom medarbetarna faktiskt använder intranätet.